Cambiate de Hostaway a Staywarden

Paso a paso

1. 01

   Sacá tus reservas de Hostaway

   Abrí la lista de reservas (Reservations) y exportá a CSV. Si tu cuenta no muestra el botón de exportar, pedile el archivo al chat de soporte de Hostaway — te lo mandan.

   Cada botón3

   • Exportá como mínimo de hoy en adelante. Las pasadas también se pueden importar: sirven para los números del mes y para reconocer al huésped que vuelve.
   • Dejá afuera lo que no es una estadía: consultas (inquiry), vencidas (expired) y canceladas. Si vienen igual en el archivo, no pasa nada — Staywarden las marca y no las importa.
   • No les cambiés el nombre ni el orden a las columnas. El archivo de Hostaway entra tal cual.

   Guardá el archivo. Es tu respaldo si algo sale raro, y es lo único de Hostaway que te vas a llevar.

2. 02

   Creá tu cuenta y tus cabinas

   En staywarden.com apretá Configurá tu hotel. Registrate con correo y contraseña, o con Google. Al terminar de registrarte se abre el panel.

   Cada botón4

   • El registro te pregunta el nombre del lodge, el país, la moneda y el tipo, y después tus cabinas o habitaciones. El tipo no se puede cambiar más adelante: «cabinas» son puertas separadas, «hotel» son habitaciones dentro de un edificio. Eso decide cómo te registran los canales.
   • Cargá cada cabina ahí mismo — o después, en Ajustes → Tus cabinas con + Añadir cabina: Nombre y Duerme (el precio por noche va en Precios, en el menú). Si una «cabina» son varias habitaciones idénticas, poné el número en Iguales — la fila sigue contando como una cabina en tu plan.
   • El nombre tiene que coincidir con el de Hostaway (Listing en el archivo). Si no coincide, la prueba en seco la propone como cabina nueva — ahí podés elegir «Es la misma que …», pero es más rápido si los nombres coinciden.
   • Los precios viven en Precios (en el menú): el precio base por cabina, y las temporadas con + Temporada. Fuera de una temporada rige el precio base. Nada sale hasta que tocés Publicar precios — y los canales los reciben recién cuando estén conectados, más adelante.

   Todavía no conectés ningún canal. Ese es el paso 4, y va después de las reservas por una razón.

3. 03

   Importá tus reservas — primero en seco

   Ajustes → Traé tus reservas. Pegá el contenido del CSV o subí el archivo, y apretá Revisar. Nada se guarda todavía: es una prueba en seco.

   Cada botón6

   • Arriba aparece Columnas encontradas. Si alguna dice «no encontrada», el archivo no la trae — mirá la tabla de más abajo.
   • Cada línea trae su veredicto: lista para importar, ya está en Staywarden, choca con otra reserva, no reconocemos esa cabina, fecha ilegible o anulada — no se importa.
   • «Se van a crear … cabinas nuevas» → para cada nombre dejá «Crear con ese nombre», o elegí «Es la misma que …» si ya la tenés. Lo que elijás se aplica a todas las líneas con ese nombre.
   • «Choca con otra reserva» → dos reservas quieren la misma noche. Fijate cuál es la real. Si de verdad la vendiste dos veces, marcá importar igual como sobreventa y arreglalo con el huésped.
   • Si el archivo viene raro, apretá Pedile al Warden: lee tu archivo y propone qué cabina es cada una. Tampoco guarda nada — solo llena los desplegables.
   • Cuando el resumen te cuadre, apretá el botón de importar — dice cuántas reservas va a traer. Podés volver a pegar el archivo corregido las veces que querás: las que ya entraron no se duplican.

   Terminado esto — durante la configuración tenés Completo gratis — abrí Calendario y comparalo con el de Hostaway. Contá las reservas de esta semana y las del mes que viene. Si cuadra, el resto es fácil.

4. 04

   Cambiá los canales — el paso delicado

   Hacelo de mañana temprano, cuando entran menos reservas, y de a un canal por vez. Antes de tocar nada: en Ajustes → Canales, apretá Conectar automáticamente. Eso crea tu propiedad y un tipo de habitación por cabina, con el mapeo ya hecho.

   Cada botón6

   • Booking.com — en tu extranet: Cuenta → Proveedor de conectividad. Buscá el proveedor que Staywarden te muestra en pantalla y confirmalo. Al confirmar el nuevo proveedor, Booking deja de recibir los datos de Hostaway para esa propiedad.
   • Airbnb — acá el orden es al revés. Airbnb admite UN solo channel manager (el sistema que conecta tus canales) por cuenta: primero desconectá Hostaway de Airbnb, y recién después conectá Staywarden. Si lo intentás sin desconectar, Airbnb rechaza la autorización y no te dice por qué.
   • Una vez desconectado Hostaway: en la pantalla de canales de Staywarden elegí Airbnb, entrá con el botón oficial, elegí tus anuncios y mapealos a las cabinas. Airbnb no vuelve a mandar tus reservas existentes — ya entraron con la importación del paso 3. Compará el calendario de Airbnb con el de Staywarden antes de seguir.
   • Expedia — en Partner Central: abrí Elegí tu proveedor, apretá Comenzar y elegí el proveedor que Staywarden te muestra en pantalla. Expedia tarda más que los otros dos; puede llevar días.
   • Cada canal se pone verde unos minutos después de aprobar la conexión. Mientras tanto, tu anuncio sigue vendiendo — no se cierra nada.
   • Cuando el canal esté en verde, apretá Enviar todo a los canales. Desde ese momento Staywarden maneja la disponibilidad y los precios de ese canal, para los próximos 500 días: disponibilidad, precio por noche (nunca por debajo de tu precio más bajo), precio por cantidad de huéspedes, y las reglas de estadía — mínimo y máximo de noches, cerrado a la llegada, cerrado a la salida y cerrado a la venta.

   Verificá antes de seguir: abrí tu propio anuncio como si fueras un huésped y probá una noche que en Staywarden está ocupada. Tiene que aparecer cerrada. Booking.com cambia apenas confirmás el proveedor nuevo y Expedia puede tardar días — en ninguno de los dos hay que desconectar antes; Airbnb es la excepción. Cuando todos tus canales estén verdes y verificados, apagá lo que quede en Hostaway — y recién después cancelá la suscripción de Hostaway.

5. 05

   Lo que sigue, ya sin apuro

   El lodge ya está operando en Staywarden. Esto se puede hacer la misma semana, en el orden que te sirva.

   Cada botón5

   • Facturas (Completo) — Facturas → Datos de factura: nombre de la empresa, dirección, número de IVA, el texto al pie y desde dónde arranca la numeración. Tu tasa de IVA va en Ajustes › Tu lodge. Desde ahí cada estadía terminada espera en Por emitir con un solo botón.
   • Cobro con tarjeta (Completo) — Ajustes → Cobro con tarjeta: tu llave de Stripe. El huésped paga desde la página de su reserva y el dinero cae en tu cuenta.
   • Tu equipo — la pestaña Equipo. Invitar por correo: cada persona elige su contraseña, entra a su propio día en la página del equipo del lodge y ahí marca lo hecho. Si quitás a alguien, su sesión se cierra al instante.
   • La app del huésped (Completo) — cargá Entrada desde, Salida antes de, el wifi y cómo llegar. El huésped entra con su apellido y cuatro dígitos; no hay que instalar nada.
   • La limpieza se arma sola — cada salida crea la limpieza completa y cada llegada la preparación. Lo que no es una cabina (la piscina, la cocina común, el sendero) se agrega a mano en Áreas que se limpian, con su frecuencia: todos los días, entre huéspedes o los lunes.

   Las automatizaciones de Hostaway hay que rehacerlas: Staywarden manda seis mensajes automáticos (confirmación, antes de llegar, durante la estadía, oferta de noches extra cuando la cabina está libre, salida, y un pedido de reseña a los huéspedes directos). Se prenden de a uno en Mensajes (Completo).